web会議ツール「zoom」の使い方 | 弁護士・法律事務所専門ホームページ制作

web会議ツール「zoom」の使い方

2020年は新型ウイルスによる営業自粛やテレワーク推奨など、個人・法人共に大きな影響を受けている状況です。また、テレワーク導入のあおりを受けて、Web会議ツール「zoom」の使い方も覚えなければいけないケースが増えたのではないでしょうか。

zoomは一般的なテレビ電話ツールと違い、相手とIDやパスワード・電話番号の交換など、手間のかかる作業はありません。また、オンラインセミナー・会議としての使用を目的としているため、数多くの企業が導入しています。

今回は、法律事務所を運営している弁護士に向けて、対面での業務が難しい状況でも活用できるweb会議ツールzoomの使い方を1から解説します。
 

パソコン版zoomのセットアップと使い方

まずは、パソコン版zoomのインストールからセットアップ(初期設定など)、web会議の開催方法と参加方法牡を、丁寧に解説していきます。

事前に用意しておくものは以下の通りです。

  • 1. パソコン
  • 2. インターネットに接続できる環境
  • 3. メールアドレス
  • 4. マイク(マイク内蔵型のパソコンであれば不要)

 

zoomをインストール

zoomを使うためには、公式サイトからzoomのソフトをインストールする必要があります。「zoom」と検索すれば公式サイトが表示されるので、アクセスしましょう。

公式サイトトップページ右上には、「サインアップは無料です」という表示があるので、登録に使用しても良いメールアドレスを準備した上で「サインアップは無料です」をクリックします。(トップページ中央には、メールアドレスを先に入力できる項目もあります。その後の流れは以下と同じ。)

その後は以下のようにインストールを進める流れです。

  • 1. 誕生日・メールアドレス入力後、サインアップをクリック後「案内メールを送信しました」という確認画面が表示される
  • 2. 確認画面に「有効化する」というボタンが表示されるのでクリック
  • 3. 本登録に向けて、氏名・誕生日を入力(他の人をzoomに招待しますか、という表示はスキップする)
  • 4. zoomのダウンロードが画面に移るので、クリック
  • 5. ダウンロード

無事ダウンロードができれば、すぐweb会議の開催・参加が可能です。

それでは次の項目から使い方を解説します。
 

web会議を開催する方法

zoomのダウンロードが完了した後は、デスクトップ画面に戻り「zoom」を起動します。

トップページには、「参加」・「画面の共有」・「スケジュール」・「新規ミーティング」といったメニューを確認した上で新規ミーティングをクリックしましょう。また、web会議を開催する場合は、上記の「新規ミーティング」をクリックするだけで、パソコンのカメラ・マイクが起動します。

これでweb会議を開催できます。

続いてはweb会議の参加者を招待する作業へ移ります。

招待するためには、まず「連絡先」・「メール」と書かれているいずれか1つのタブをクリック・開きましょう。また、メールアドレスを知っている場合は「メール」タブ、メールアドレス以外の方法を希望の場合は「連絡先」タブで招待可能です。
 

連絡先タブで表示される項目

連絡先タブの場合は、以下3種類のコードやパスワードをコピーできるので、コピーしたコードを参加者のコミュニケーションアプリやメールなどに添付します。そして参加者が、それぞれのzoomにコードやURLを入力すると、web会議に参加できる仕組みです。

  • web会議の開催場所へアクセスできるURL
  • 招待のコピー(パスワードのようなもの)
  • パスワード
  • また、メールアドレスの場合は、以下3種類からいずれか1つを選択し参加者へ送信します。
  • デフォルトのメールアドレス(zoomとは関係なく、パソコン本体に設定しているアドレス)
  • Gmailアドレス
  • Yahoo!メールアドレス

 

web会議へ参加する方法

パソコン版zoomでweb会議に参加する方法は、以下のような流れで準備を行います。開催する場合と比較して、手順も少なくシンプルです。

  • 1. web会議の開催者から招待メールやURLが届く(メールやzoom内の機能)
  • 2. 招待URLやメールをクリックすると、zoomが起動し自動でセットアップされる
  • 3. ビデオ(映像の表示)のオン・オフに関する許可を選択
  • 4. 「コンピューターオーディオに参加する」を選択し、音声のセットアップも完了
  • 5. zoomのweb会議に接続され、会議を始められる

基本的にあらかじめ決められた案内に沿ってクリック・選択するのみで、特に複雑な操作はありません。
 

zoomアプリのセットアップと使い方

ここからは、zoomアプリのセットアップや使い方を分かりやすく紹介します。ソフト版との違いは主にスマートフォンに対応している点で、web会議の開催や参加方法に大きな違いはありません。

また、事前に用意しておくものは、パソコン版と同じくスマートフォンと登録用のメールアドレス・インターネットに接続できる環境です。
 

スマホアプリ版のセットアップ方法

まずはスマホアプリ版のセットアップから始めますが、ほとんどの作業内容はパソコン版と共通しています。ですので、パソコン版を活用・手順を覚えている方は、簡単に進めることができるでしょう。

  • 1. GooglePlayストアもしくはAppstoreから「zoom」アプリをダウンロード
  • 2. アプリを起動し、「サインアップ」をタップし登録作業へ進む
  • 3. 生年月日・氏名・メールアドレスを入力
  • 4. 登録したメールアドレス宛に本登録の手続きが届く
  • 5. メール内の「アクティブなアカウント」をタップし、「あなたは学校を代表して登録するの?」にはいいえを選択
  • 6. ログイン画面に切り替わるので、先程入力した氏名・パスワードを入力
  • 7. 登録完了

「あなたは学校を代表して登録するの?」(Are you signing up on behalf of a school?)は、学校向けのアカウント登録を選択する項目ですので、法律事務所の場合は「いいえ」を選択しても問題ありません。
 

web会議の開催と参加方法

スマホ版zoomでweb会議を開催するには、パソコン版と同じくトップ画面「新規ミーティング」・「招待」の流れでweb会議の開催と参加者の招待を行います。(詳しい流れは前半のパソコンzoomの解説を参考)

また、web会議に参加する場合は、特に簡単でアカウントの登録不要です。手順はアプリのダウンロード後、開催者から招待されたURLをタップし、指定されたIDとパスワードをzoomアプリで入力するのみとなっています。

  • 1. アプリのダウンロード
  • 2. 招待URLの内容に沿ってIDとパスワードを入力
  • 3. web会議に参加

web会議ツールzoomの使い方を覚えて法律事務所の運営をスマートに展開

web会議ツールzoomの使い方は簡単で、アプリをダウンロードしメールアドレスと生年月日を登録するのみでweb会議の開催・参加が可能です。

また、web会議の開催は、参加者を招待するためのURLやメールを送信するのみとシンプルな方法です。

参加する場合は、さらに簡単で招待URLやメールの内容に沿ってIDやパスワードを入力だけでweb会議を始められます。

対面での営業が難しい状況になりつつある中、顧客からの相談を受けるにはweb会議ツールzoomの活用と受付・集客手段として法律事務所の公式HPの準備が必要です。
 
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