Dropboxの便利な使い方 | 弁護士・法律事務所専門ホームページ制作

Dropboxの便利な使い方

事務処理なども多い法律事務所の業務。
パソコンで書類作成したりメールでファイルを送受信したりしている弁護士の方も多いのではないでしょうか。

各端末でファイルを作成し、社内メールで送受信する方法も一般的ですが、手間と時間のかかる作業です。

そこで法律事務所の端末にDropboxを導入してみるのもおすすめです。
Dropboxは、オンラインストレージサービスで、複数の端末でデータ共有や編集もできます。
また、他にも便利な使い方があるので、事務処理の効率化を図る上で利用メリットの多いサービスです。

今回は、事務作業効率化を図りたい弁護士へ向けて、Dropboxのサービス内容や特徴をはじめ、主な機能や便利な使い方まで紹介します。
 

Dropboxとは

まずはDropboxとは、どのようなサービスなのか基本的な特徴と料金、導入方法を簡単に紹介します。
 

2008年にサービス開始のストレージサービス

Dropboxとは、2008年にアメリカのDropbox社が開発・リリースしたオンラインストレージサービスです。
当初は欧米向けの仕様でしたが、2011年に日本語仕様もリリースされたので、国内でも手軽に利用できます。

オンラインストレージサービスは、パソコン上で作成したWordやExcelファイルをオンライン上の保管サービスに保存できるサービスです。
 

無料で利用可能

Dropboxには3つの料金プランがあり、無料プランも用意されています。
ですので、試しに利用してみたいと感じている弁護士にもおすすめです。
 

  • 1.Basicプラン無料、上限2GB
  • 2.Plusプラン月1,200円、2TB
  • 3.Professionalプラン月2,000円、3TB

 
2TBや3TBを使い切るケースは珍しいので、容量不足で悩む可能性は低いと考えられます。
また、有料プランでも月1,200円、2,000円と、コストパフォーマンスにも優れているのが魅力的です。
 

アカウント作成から初期設定

Dropboxを利用する方法を、以下にまとめました。
 

  • 1.Dropboxの公式サイトへアクセス
  • 2.新規登録画面へ移るので名前・パスワード・メールアドレスを入力
  • 3.登録完了、マイページでファイル転送などが可能

 
また、無料プランであれば支払い方法などの設定は不要ですし、Googleアカウントの連携で簡単に登録できます。

無料プランから有料プランに切り替える場合は、マイページのアップグレードページへ移り、PlusもしくはProfessionalプランを選択し、支払い方法の設定(クレジットカードなど)を行う簡単な手続きです。
 

Dropboxで何ができる?

続いてはDropboxでは、具体的に何ができるのか主な機能を紹介します。
 

ファイルの共有機能

Dropboxの大きな特徴でもありますが、ファイルを共有できます。
もちろん誰でも閲覧できてしまっては、リスクが大きいので許可を受けたユーザーのみ共有できる仕様です。

ファイルの閲覧の他にも編集をリアルタイムで進められるため、遠隔で打ち合わせを行いながら、修正・追記される部分を複数のユーザーで同時に確認できます。

従来の方法は、各端末で資料や記事を作成し、メールや直接確認していたため情報共有に時間がかかります。
Dropboxは、リアルタイムで各端末から情報共有できるため、時間や手間をかけずに事務処理などが可能です。
 

カメラアップロード機能で手軽に画像を送信

Dropboxには、カメラアップロードと呼ばれる機能があります。

カメラアップロード機能とは、スマホ版のDropboxを導入した場合に利用できる機能で、スマホで撮影した写真や動画を自動でアップロード・保存してくれます。

メリットとしては、スマホの故障や盗難被害に遭っても、写真・動画データはDropboxのフォルダに保存されているので消去されない点です。
また、アップロードした写真・動画は、連携している端末であればアクセスできます。
 

ファイルをDropbox社のサーバへ自動保存可能

Dropboxのオンラインストレージサービスは、1つ1つのファイルを手作業でアップロードする必要がありません。

事前に設定しておけば、WordやExcelなどのデータを自動でDropboxへアップロード・保存します。
手間はかかりませんし、アップロードしないファイルも設定できるので柔軟にファイル管理できる便利なサービスです。
 

復元機能を搭載

Dropboxで保存したデータは、削除しても復元できます。
バージョン履歴と呼ばれる機能があり、ファイルを削除したり新しいデータに上書きしたりした場合でも復元できるようバックアップをとっています。

また、無料プランでは過去30日間と制限があり、有料プランでは、1年間もしくは無制限に復元できる仕様です。

法律事務所に限らず、ファイル共有から復元までできるのは仕事に役立つ機能で、実用性の高いサービスといえるでしょう。
 

Dropboxの便利な使い方

ここでは、Dropboxの便利な使い方を3つご紹介します。
 

削除した資料ファイルなどを復元する方法

Dropboxで保存したファイルを削除した場合は、以下の手順で復元します。
これから使用する弁護士の皆さんはもとより、今まで復元機能を知らなかった方も確認してみてください。
 

  • 1.Dropboxにログイン
  • 2.サイドメニューの「削除したファイル」をクリック
  • 3.これまでに削除したデータが一覧表示される
  • 4.復元した井ファイルを選択すると、完全削除の選択画面が表示
  • 5.「削除の取り消し」クリックすると完全削除が行われる

 
クリック操作で全ての作業を進められるのは、オンラインストレージサービスが初めての方にも嬉しいポイントです。
 

複数のPCでデータ共有および編集

Dropboxでデータ共有を行うためには、共有端末から許可を受けるもしくは、こちらから共有の準備を行う必要があります。

また、今回は、こちらから共有を行う方法を紹介します。
 

  • 1.Dropboxへログイン
  • 2.サイドメニューの「ファイル」と呼ばれる項目をクリック
  • 3.ファイルが一覧表示されるので、共有したいファイルやフォルダをクリック
  • 4.共有先のメールアドレスや名前を入力
  • 5.共有先とリンクされ、指定したファイルは自動的に共有できるようになる

 
共有には、少なくともメールアドレスがあれば設定可能です。
また、メールでファイルをやり取りする場合と異なり、大容量のファイルをオンライン上で確認・編集できるため容量で悩む場面はありません。
 

Dropbox社のサーバで直接ファイル管理を行う

Dropboxでは、パソコンやスマホで作成したファイルをアップロード・オンライン上で管理できるほか、サーバ上で直接編集できる点にも注目です。

たとえば現在使用しているパソコンの容量が少なく、端末内にファイルを保管できないとします。

このような場合は、Dropboxのサーバ(オンライン上)へファイルを保存します。
そして、編集する場合は、サーバからデータをダウンロードし端末でテキストや画像編集などを行います。

作業完了後は再びDropboxへアップロードすることで、端末にファイルを保管せず管理・編集可能です。
 

Dropboxはデータ管理の効率化を図ることができる便利なサービス

法律事務所もさまざまなデータを管理する必要があります。
そして弁護士の中には、パソコンの容量不足でデータ管理に悩んでいる場合もあるかと思います。

Dropboxは、オンライン上でファイルを管理できるだけでなく、事前に許可を行ったユーザーのみとファイル共有・リアルタイム編集が可能です。
プランには、無料プランもあるので、試しに使用することもできます。

この機会にDropboxを活用して、円滑なデータ編集や効率的な管理を始めてみてはいかがでしょうか。

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