使ってよかった法律事務所業務効率アップのためのおすすめITツール3選 基礎編 |法律事務所専門 WEB集客会社

使ってよかった法律事務所業務効率アップのためのおすすめITツール3選 基礎編


 
いつもご覧いただきありがとうございます。
レップリーガルの川原です。
今回テーマは、「使ってよかった法律事務所業務効率アップのためのおすすめITツール3選 基礎編」をお送りします。
 
今回は基礎編なので、既にそんなツールは知ってる!すでに使っている!という方もいらっしゃることをご承知でお伝えしていきます。
この回が好評だったら発展編を出そうと思います。
 
使っている人からしたら、「え?今更それ?」と思うかもしれません。
でも使っていない人からすると、使うと便利なのでぜひ使ってみてください!
 

Chatwork(チャットワーク)

1つ目は「Chatwork(チャットワーク)」というオンラインチャットツールです。
チャットワークとは、オンラインのチャットツールの1つで、日本で最も使われているチャットツールのサービスです。
他にも日本や海外で他のチャットツールもあります。
オンラインでも使えて、外出時やリモート業務の際に携帯電話やスマホからメッセージが送れたり、書面や写真も送れて使いやすいツールとなっています。
 

弁護士の反応

私たちは10年くらい前から使っているのですが、実はうちの法律事務所で使い始めたのは先月からなんです。
弁護士はチャットワークを知らない・・・という状況でした。
弁護士がどんな反応をしたかというと、
 
「・・・え?何のために使うの・・???」
「動画も送れますよ」と伝えても「メールで良くない・・・?」
「やりとりは付箋でよくない?」
 
という感じでした。

法律事務所はアナログということが良く分かる例でした。
 

チャットワークの便利な使い方事例

新しい人を採用して入ってこられた際に、「チャットワークいいですよ」という話になったのですが、新しく入ってきた人は結構進んでいる法律事務所から入ってきていたのでチャットワークは当たり前の環境でした。
その方のチャットワークの使いこなし方は、依頼者と弁護士と事務局で1つのグループを作り、そのグループでやりとりすることはもちろん、そこに事件書類も入れた書面などもアップロードするという方法で使っていました。
なかなか便利な使い方をしていますね。
 

チャットワークのメリットデメリット

メリットとしてはリアルタイムでチャットができるということです。
パソコン・タブレット・スマホからもログインできて、写真やデータを送れたり、準備書面や訴状をサッと送って外でも見ることができます。
とても使いやすいのでおすすめです。
法律事務所がチャットワークを使うと結構楽になるのではないかと思います。
 
デメリットは、チャットなのでメッセージが流れてしまうということです。
例えば100人の人が一気にメッセージを送ると自分の発言が100個前にあるのでスクロールして戻らなければいけないということです。
依頼者や事件が増えすぎたら管理していかなければいけませんが、川原が法律事務所で使っているのは事件管理をしてくださいというよりも弁護士と事務局さんの連絡ツールとして使っています。
 
例えば、事務局さんが「依頼者のAさんの準備書面の確認をお願いします」と弁護士に投げかけたとします。
そのとき事務局は事務所で書面を作っておき、
弁護士が法律事務所に帰ってきてから書面を「はいどうぞ」と持っていくのではなく、弁護士が裁判に行っていて席を外していたとしても、チャットワークならスマホから確認できますので帰っている途中やスキマ時間にコーヒーを飲みながらでも確認をして返事をすることができるので便利です。
今までメールや電話・直接やりとりしていたものをチャットワーク1つで終わらせるということですね。
ダイレクトに作業が済みますので、とてもおすすめです。
 

Dropbox(ドロップボックス)

ドロップボックス

2つ目のおすすめITツールはDropbox(ドロップボックス)です。
ドロップボックスはクラウドストレージサービスでデータ保存のサービスです。
クラウド上に全部データをアップロードして、クラウド上で作業をするという使い方もします。
クラウド上で作業をすると、クラウド上で確認もできます。
 

他のサービスはどうか?

データ保存サービスはドロップボックスの他にも色々あり
「Googleドライブ」「Microsoft OneDrive(マイクロソフトワンドライブ)」なども有名です。
ドロップボックスに限らず、どのサービスを使われてもいいと思います。
 
よくあるのは、法律事務所では昔ながらの自社サーバーを使いがちな点です。
「このサーバーの使い方わかりますか?」と聞かれてもややこしくて新人や外部の人からしたら触り方も分からないなんてことはよくあります。
 

なぜ自社サーバーを使っているのか

川原が所属する法律事務所でも実際に使っていましたが、セキュリティを一番気にするからです。
「クラウドを使って誰かが見てしまったらどうするんですか?」という質問が聞こえてきたりします。
 
しかし、2022年現在は、もうそんな時代ではありません!
何より自社サーバーは値段が高い!というデメリットもあります。
雷が落ちたら消えるということもあります。
対してクラウドは安全面で信頼できますし、安いし容量もどんどん買い足せる仕様になっていますのでドロップボックスが一番いいのかなと思います。
 
月何千円の費用をプラスしたら、ビジネス用のアカウントが作れるので、きちんとセキュリティもあってバックアップもきちんととってくれます。
 

ドロップボックスの便利な使い方

クラウド上にフォルダがあるのは、データの共有が早いのがメリットで、最新版はどこにあるんだ!と探さなくても良いので非常に便利です。
例えば案件に関わる皆のフォルダがそれぞれ違ったり、使っているパソコンが違うからみなデスクトップに保存してデータがバラバラということが起きがちですが、ドロップボックスにしたらフォルダが1つで済みますし、「ここにフォルダやデータがあるよ」とルールを決めれば一元化して管理できるので便利ですね。
 
チャットワークと一緒で、一元化しておかないと、特に法律事務所の書面は依頼者ごとに増え、フォルダも増え、弁護士も増え、事務局も増え、訳が分からなくなるので、それを1つにしてデータを一元管理できるという意味でドロップボックスはすごくおすすめです!
 
メリットはバックアップも取れるので、間違えて削除してしまったりしても安心です!
セキュリティは一番しっかりしているので、セキュリティが・・・というので迷われている方は、今のご時世愚問な気がします。
 
やっと先月川原の事務所でも導入して「こんなに楽なんだ!」と、みんな喜んでいます。
特に弁護士さんは外で仕事している人も多いのでデバイスが多く使えるのも喜ばしい点です。
スマホにもドロップボックスを入れておけるし、iPadにも入れて置けるし、パッと見たいときにわざわざパソコン開いて、というよりもスマホでパパッと見てしまう方がいいという方も多数いらっしゃいます。
 

Misoca(ミソカ)

3つ目のおすすめITツールは「Misoca(ミソカ)」です。
ミソカは見積書・納品書・請求書作成サービスです。
事務所で会計をする人がメインで使うツールとなっています。
弥生会計の派生ソフトで、弥生会計を一般化しているのがミソカです。
取引先を登録しておくことで、簡単でキレイな見積書・納品書・請求書・領収書の作成が可能です。
 
今までは、法律事務所ではエクセルなどで0から形式を作って自社制作しているところも多く見受けられました。
 
やはりサービス業というとは、見た目ももちろん大事です。
特に法律事務所では見積書はあまり出しませんが、弁護士費用というと金額が安い方がいいというのもあり、どこに何のコストがかかっているのか明確にした方がいいという様々な観点があります。
 
キレイな見積書や請求書を作れるソフトがあった方が良いということなら、ミソカはすごくおすすめです。
 

ミソカのおすすめサービス

メール登録をしておけば、メールで請求書を送ってくれたり
しかも内部情報としては、入金済みなのか、請求済みなのか、全てリンクしているので一目で状況が把握できます。
 
会計さんがメインで使うのももちろんいいのですが、他の一般的な事務局さんにも共有できれば費用管理表のような感じにもできます。
費用も安く、年間8000円で20カ所くらいまで登録できるのでおすすめです!
 
もしご興味がございましたら、いつでもご相談ください!レクチャーさせていただきます。

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