法律事務所に勤めてる事務スタッフ、あるいは弁護士自ら裁判資料など、資料作成をWordで作成しているのではないでしょうか。Wordは非常に便利な文書作成ツールで、文字の大きさやフォント、簡単な表や箇条書きも作成できます。
さらに、ショートカットキーや便利な機能もあるので、各機能を駆使すれば弁護士業務・事務処理の効率化にもつながります。
今回は、法律事務所の事務スタッフや弁護士へ向けて、wordで作業効率化を行う方法を分かりやすく紹介します。
目次
まずは、wordを最近使用し始めた弁護士も試しやすい、ショートカットキーを紹介します。ショートカットキーは、パソコンのキーボード「Ctrl」+「V」など、特定の組み合わせでさまざまな機能を活用できるのが特徴です。
作業効率化には欠かせない基本的なテクニックですので、この機会に参考にしてみてください。
まずはwordのファイル新規作成や終了操作など、基本的な機能に関するショートカットキーを確認してみます。
マウス操作やメニュー場を開く操作は、意外と手間のかかる作業です。少しでも作業効率化を進めるためにも、ファイル保存や新規作成の操作も省略してみましょう。
wordでの資料作成時には、頻度の高い操作も存在します。たとえば文章の部分選択や全選択、誤入力前の操作に戻す、コピー・貼り付けなどが代表的です。このような操作も、ショートカットキーで作業効率化できます。
特に範囲選択は、資料作成時によく使用する操作ですので覚えておくと便利でしょう。また、突然のフリーズや故障に備えて、定期的に「Ctrl」+「S」で保存をしておくのも大切です。
続いては、カーソル移動の作業効率化につながる、ショートカットキーを以下に紹介します。マウス操作は、キーボード操作から片手を離すため、どうしても次の文章入力までに時間がかかってしまいます。
ここではショートカットキー以外の、word内にある設定や機能で作業効率化を行う方法を紹介します。
裁判資料など形式が定まっていたり、一部の内容は毎回同じだったりしている場合は、テンプレート化もおすすめです。
あらかじめ資料のテンプレートを登録しておけば、作業効率化につながりますし形式ミスなども防げます。
記事の形式を毎回設定し直している場合は、以下の方法でテンプレート化してみましょう。
ページ構成に関する設定には、以下のような項目があります。
柔軟に設定できるのが魅力ですので、積極的に使用してみてください。
法律事務所での資料作成時にも、頻度の高い単語や文章があるのではないでしょうか。そのような時は、単語や定型句の登録機能を活用してみましょう。
単語登録は以下の方法です。
例
また、文章の登録を行い場合は、以下の機能でまとまった文章も短縮入力可能です。
前述の例と同じく、オリジナルの単語や省略した言葉を入力すると、文章を一括表示できるようになります。
wordは、マウス操作や通常の文章入力でも、充分便利でスピーディに資料作成できます。
しかし、「裁判資料をすぐに作成しなければいけない」、「事務スタッフも忙しく、資料作成が止まっている」などの場合、ショートカットキーなどの機能を活用し、更なる作業効率化も可能です。
他にもショートカットキーは多数あるので、役立ちそうな機能をピックアップしてみることもおすすめします。
今回の記事を参考にwordの設定や機能を活用し、弁護士として法律相談や打ち合わせなどに時間を割けるよう作業効率化を図ってみましょう。