wordで作業効率化 | 弁護士・法律事務所専門ホームページ制作
コラム
wordで作業効率化
法律事務所に勤めてる事務スタッフ、あるいは弁護士自ら裁判資料など、資料作成をWordで作成しているのではないでしょうか。Wordは非常に便利な文書作成ツールで、文字の大きさやフォント、簡単な表や箇条書きも作成できます。
さらに、ショートカットキーや便利な機能もあるので、各機能を駆使すれば弁護士業務・事務処理の効率化にもつながります。
今回は、法律事務所の事務スタッフや弁護士へ向けて、wordで作業効率化を行う方法を分かりやすく紹介します。
wordの作業効率化にはショートカットキーも大切
まずは、wordを最近使用し始めた弁護士も試しやすい、ショートカットキーを紹介します。ショートカットキーは、パソコンのキーボード「Ctrl」+「V」など、特定の組み合わせでさまざまな機能を活用できるのが特徴です。
作業効率化には欠かせない基本的なテクニックですので、この機会に参考にしてみてください。
wordの新規作成と終了
まずはwordのファイル新規作成や終了操作など、基本的な機能に関するショートカットキーを確認してみます。
- ●wordファイルの新規作成:「Ctrl」を押しながら「N」を押す
- ●wordソフトの終了操作:「Alt」を押しながら「F4」を押す（保存もしくは保存せず終了するか選択肢が出る）
- ●ファイルの保存:「Ctrl」を押しながら「S」を押す（新規保存していない場合は、名前を付けて保存）
マウス操作やメニュー場を開く操作は、意外と手間のかかる作業です。少しでも作業効率化を進めるためにも、ファイル保存や新規作成の操作も省略してみましょう。
文章の全選択など頻度の高いショートカットキー
wordでの資料作成時には、頻度の高い操作も存在します。たとえば文章の部分選択や全選択、誤入力前の操作に戻す、コピー・貼り付けなどが代表的です。このような操作も、ショートカットキーで作業効率化できます。
- ●文章の全選択:「Ctrl」を押しながら「A」を押す
- ●選択部分のカット:「Ctrl」を押しながら「X」を押す
- ●選択部分のコピー:「Ctrl」を押しながら「C」を押す
- ●直前の入力操作を繰り返す:「Ctrl」を押しながら「Y」を押す
- ●現在位置から先頭まで選択:「Ctrl」と「Shift」を押しながら「F9」を押す
- ●現在位置から末尾まで選択:「Ctrl」と「Shift」を押しながら「F10 」を押す
特に範囲選択は、資料作成時によく使用する操作ですので覚えておくと便利でしょう。また、突然のフリーズや故障に備えて、定期的に「Ctrl」+「S」で保存をしておくのも大切です。
カーソル移動に関するショートカットキー
続いては、カーソル移動の作業効率化につながる、ショートカットキーを以下に紹介します。マウス操作は、キーボード操作から片手を離すため、どうしても次の文章入力までに時間がかかってしまいます。
- ●カーソル移動もキーボードで済ませられるよう、作業効率化を目指しましょう。
- ●1単語分進める:「Ctrl」を押しながら「→」を1回押す
- ●1単語分戻す:「Ctrl」を押しながら「←」を1回押す
- ●1段落上へ移動:「Ctrl」を押しながら「↑」を1回押す
- ●1段落下へ移動:「Ctrl」を押しながら「↓」を1回押す
- ●記事の先頭へ移動:「Ctrl」と「Alt」を押しながら「Pgup」を1回押す
- ●記事の先頭へ移動:「Ctrl」と「Alt」を押しながら「PgDn」を1回押す
wordの設定や登録機能などから作業効率化を図る
ここではショートカットキー以外の、word内にある設定や機能で作業効率化を行う方法を紹介します。
テンプレートを登録して作業効率化
裁判資料など形式が定まっていたり、一部の内容は毎回同じだったりしている場合は、テンプレート化もおすすめです。
あらかじめ資料のテンプレートを登録しておけば、作業効率化につながりますし形式ミスなども防げます。
記事の形式を毎回設定し直している場合は、以下の方法でテンプレート化してみましょう。
- 1. wordを起動、上部メニューの「レイアウト」、ページ設定をクリックする
- 2. ページの構成に関する設定画面が表示されるので、任意で設定
- 3. 名前を付けて保存の際「ファイルの種類」を「wordテンプレート」に切り替え、保存
- 4. word起動時に、「お勧めのテンプレート」・「個人用」項目から、保存したテンプレートを選択することで使用できる
ページ構成に関する設定には、以下のような項目があります。
- ●横書き・縦書きの選択
- ●1行あたりの文字数（1文字単位で設定可能）
- ●1ページあたりの行数（1行単位で設定可能）
- ●フォントの設定
- ●印刷時の用紙サイズ（A4などの単位から、㎜単位の設定も可能）
- ●用紙の余白を㎜単位で設定可能（上下左右）
柔軟に設定できるのが魅力ですので、積極的に使用してみてください。
単語や常に使用する文章を登録
法律事務所での資料作成時にも、頻度の高い単語や文章があるのではないでしょうか。そのような時は、単語や定型句の登録機能を活用してみましょう。
単語登録は以下の方法です。
- 1. まず文章を作成しておく
- 2. 「弁護士」・「法律事務所」など、登録したい単語を範囲選択
- 3. 上部メニュー「校閲」・「言語」内の「日本語入力辞書への単語登録」をクリック
- 4. 詳細設定画面に移り、読み方の設定
- 5. 登録をクリック
例
- ●法律事務所を登録
- ●詳細設定の「よみ」を（ほう）と設定
- ●（ほう）と打ち込むと法律事務所と表示される
また、文章の登録を行い場合は、以下の機能でまとまった文章も短縮入力可能です。
- 1. 登録したい文章を選択
- 2. 上部メニュー「挿入」・「クイックパーツの表示」内の「定型句」をクリック
- 3. 「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」をクリック
- 4. 詳細設定で、省略した単語を登録、「OK」をクリック
前述の例と同じく、オリジナルの単語や省略した言葉を入力すると、文章を一括表示できるようになります。
wordのショートカットキーや設定で資料作成の作業効率化も可能
wordは、マウス操作や通常の文章入力でも、充分便利でスピーディに資料作成できます。
しかし、「裁判資料をすぐに作成しなければいけない」、「事務スタッフも忙しく、資料作成が止まっている」などの場合、ショートカットキーなどの機能を活用し、更なる作業効率化も可能です。
他にもショートカットキーは多数あるので、役立ちそうな機能をピックアップしてみることもおすすめします。
今回の記事を参考にwordの設定や機能を活用し、弁護士として法律相談や打ち合わせなどに時間を割けるよう作業効率化を図ってみましょう。
