メールソフト「Gmail」について | 弁護士・法律事務所専門ホームページ制作

メールソフト「Gmail」について

弁護士事務所や法律事務所において、相談者とのやりとりをメールで行うことは少なくありません。今回は、数あるメールソフトの中でも最もメジャーなソフトの1つであるGmailについてその概要から特徴まで解説します。これから弁護士事務所を設立しようとしている人で、メールソフトを探している場合などはぜひ参考にしてみてください。

 

Gmailとは?

Gmailは、Googleが提供するメールサービスです。もともと2004年にベータ版として始まり2009年のベータ版終了後に本格的な運用が開始されました。今や世界中で使用されているGmailですが、その歴史はまだ10年ちょっと比較的浅めと言えるでしょう。

パソコンなどに慣れていない人にとっては、GmailとEメールの違いがわからないという人もいるかもしれません。Eメールは、電子メールの総称であり、GmailはEメールの一種です。また、他の企業が提供するメールサービスもEメールの一種ということになります。

Gmailはパソコンでもスマートフォンでも使える

GmailはGoogleアカウントを持っていればパソコンでもスマートフォンでも利用可能です。ChromeやInternet Explorerなどのブラウザを利用してGoogleアカウントにログインして利用するほか、スマートフォンやタブレットならGmailアプリを経由して利用することもできます。また、iPhoneに装備されているメールアプリにGmailを紐づけて利用することも可能です。そのためGmailであれば、会社ではパソコンからメールをチェック、出先や自宅からはスマートフォンアプリからチェックといった形がとれるため、いつでもどこでもメールの確認や返信ができます。
そして、どの端末でも利用できるということで端末に依存しない点も特徴です。例えば、パソコンが壊れたとしても、別の端末でGoogleアカウントにログインすればメールの送受信記録も連絡先も全て残っているので安心です。

Gmailをおすすめする理由

ここからは、Gmailの利用をおすすめする理由について解説します。弁護士事務所や法律事務所での業務でもGmailは活躍してくれるので、ぜひ導入を検討してみてください。

メール検索機能

Gmailでは、メールの検索機能が利用できます。記憶が曖昧でいつ、誰が送ってくれたかわからないようなメッセージでも、関連ワードを検索にかければ候補がヒットするので見つかる可能性が高くなります。また、数年前のメールも遡れるのも魅力の1つです。

インターネット環境があればどこでも利用可能

Gmailはインターネット環境があればどこでも利用できます。ブラウザやアプリを活用すればいいので、MacやWindows、iPhone、iPad、Androidなど端末に関係なくメールの閲覧、送受信が可能です。また、Googleアカウントによって紐づけられているため、どの端末で利用しても同じメールアドレスを利用することができます。そのため、携帯電話のキャリアメールのように、機種変更に伴ってメールアドレスを変更する必要もありません。なお、Googleアカウントは無料で作成可能で、即日で登録できるので、今すぐにでもGoogleアカウントを作り、Gmailを始めることもできます。

15GBの容量が使える

Gmailの大きな特徴の1つとも言えるのが、15GBの容量が利用できる点です。携帯電話のキャリアメールの場合、容量が2,000MB程度しか用意されていないものもあります。2,000MBだと受信できるメールは大体5,000件までとなるため、弁護士業務などで使用しているとあっという間に容量がいっぱいになってしまいます。一方で15GBなら、大量のメールの受信が可能です。もし15GBでも容量不足になった場合は、月額料金もしくは年額料金で追加することもできます。

メールのフィルタリング

長く同じアドレスでメールを利用していると、スパムメールやフィッシングメールといった迷惑メールが届くことがあります。このようなメールは無視すればいいのですが、大切なメールに混ざって迷惑メールがあると何かと不便です。このような場合、Gmailであれば迷惑メールを自動でフィルタリングしてくれます。

送信日時の指定可能

ジーメールでは、メールの送信日時を指定することができます。送信日時の指定は、取引先や依頼者に対して使えるのはもちろんですが、自分宛に設定すれば、ToDoリストとして活用することも可能です。わざわざToDoリストのアプリやリマインダーを使用しなくても済むので手間がかかりません。

Googleという安心感

Googleは、検索エンジンをはじめとして世界中で知られている有名な企業です。そんなGoogleが提供しているサービスということで、Gmailに対する安心感も大きなものだと言えるでしょう。2020年6月時点では、よほどのことがない限りGoogleが潰れることはないと考えられます。そのため、Gmailも末長く利用できると予想できます。

無料で使える

Gmailの嬉しいポイントは、ここまで紹介した機能を無料で利用できる点にあります。無料のメールサービスは他社が提供するものにもありますが、多機能で使い勝手のいいもの、となるとGmailを超えるものはなかなかないと言えるでしょう。

まとめ

今回は、Gmailについてその概要やおすすめする理由について解説しました。メールソフトはたくさんありますが、Gmailは多機能で無料で使え、Googleアカウントさえあればどこでもメールの送受信ができるなど、たくさんの魅力を持ちます。これから事務所を設立しようとしている弁護士の方、さらには別のメールソフトからの乗り換えを検討している法律事務所の担当者の方などは、ぜひGmailの利用を検討してみてください。

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