スマホからファイル共有する方法 -Dropbox- | 弁護士・法律事務所専門ホームページ制作

スマホからファイル共有する方法 -Dropbox-

仕事をする際、ワードファイルや画像など各種ファイルを使用する機会は多いのではないでしょうか。この記事では、そのようなファイルの共有が簡単にできるDropboxについて解説します。スマートフォンでもパソコンでもオフィスでも外出先でもファイルの閲覧、編集ができる便利なサービスです。弁護士事務所や法律事務所での仕事にも役立つのでぜひ参考にしてみてください。

Dropboxとは?

Dropboxは、アメリカのDropbox社が提供するオンラインストレージサービスです。オンラインストレージとは、簡単にいうとインターネット上のフォルダのことです。ここには画像やワード、PDF、動画など様々なファイルをアップロードすることができます。そして、このフォルダにはスマートフォンやパソコンとインターネット環境があればいつでもどこからでもアクセスできます。
これがDropboxの大まかな概要です。

Dropboxのメリット

Dropboxには様々なメリットがあり、業務をより効率的なものにしてくれます。ここでは、Dropboxのメリットについて解説します。

複数の端末からアクセスできる

Dropboxはオンラインストレージサービスであるため、インターネット環境さえあればパソコンやスマートフォン、タブレット端末など様々な端末からアップロードしたファイルが閲覧可能です。また、ファイルの編集もできるので、社内はもちろん、出張先や自宅などでも仕事ができます。

端末に依存しない

先述の通りデータはあくまでもオンライン上にあるため、例えばパソコンが壊れたとしてもデータが失われることはありません。これがもし、パソコンにファイルを保存していたとなると、パソコンの故障=データの消失となってしまうでしょう。

共有が簡単にできる

Dropboxは他人との共有を行うこともできます。Dropboxのアカウントを持っているユーザーとの共有フォルダを作れるほか、アカウントを持っていない人にもフォルダのURLを送るだけでデータの共有が行えます。

ファイルの復元ができる

Dropboxでは、削除したファイルを復元することができます。データの保存期間は無料版の場合は30日で、有料版だと最大で180日間です。データの復元は以下の手順で行えます。

  • ・サイドバーにある「ファイル」を選択
  • ・「削除したファイル」を選択
  • ・削除済みファイルやフォルダの名前を選択
  • ・「復元」を選択
  • ・復元完了

万が一、うっかり削除してしまった時でも安心できるのは大きな強みだと言えるでしょう。

 

Dropboxの使い方

Dropboxを初めて使う場合、以下の手順で準備を進めましょう。

  • ・Dropboxアカウントの作成
  • ・Dropboxをインストールして起動する
  • ・ファイルやデータアップロード

1つずつ解説します。

Dropboxアカウントの作成

Dropboxの利用にあたってはアカウントが必要となるので作成してください。アカウントはDropboxの公式サイトから行えます。また費用はかかりません。

Dropboxをインストールして起動する

アカウントを作ったらDropboxをインストールしましょう。公式サイトの右上の「ダウンロード」をクリックしてインストーラーをダウンロードします。ダウンロードが完了したらインストーラーを起動して実行します。この時アカウントの入力を求められるので作成したアカウントの情報を入力してください。インストールが完了したら「ドロップボックスを起動」というボタンが表示されるのでクリックし、ドロップボックスを起動させます。これでDropboxが使える状態になります。

ちなみに、スマートフォンやタブレット端末などで利用する場合は、DropboxアプリをApp StoreやGooglePlayストアなどからダウンロードし、作成してアカウントでログインすれば利用できます。

ファイルやデータアップロード

Dropboxを起動したら実際にファイルをアップロードしてみましょう。アップロードはドラッグ&ドロップで簡単に保存できます。実際にアップロードしたら他の端末でちゃんとファイルが確認できるか確認してみてください。

Dropbox利用時の注意点

Dropboxには無料版と有料版があります。無料版の場合使用できるフォルダの容量が2GBと少なめなので注意してください。法律事務所や弁護士事務所が仕事で使用するのであれば、有料版を利用したほうがいいかもしれません。

Dropboxのプラン

ここではDropboxのプランについて解説します。

Basic

Basicは、無料で利用できるプランです。使用できる容量は2GBですが、どの端末からでもアクセス可能です。個人で使用する場合はこちらでも十分でしょう。

Plus

Plusは、月額€9.99の有料プランです。容量は2TBと大容量なのでビジネスで利用する場合はこちらがおすすめです。

Professional

Professionalは、月額€16.58の有料プランです。容量は3TBで、180日前までのファイルを復元することができます。

まとめ

今回はDropboxの概要からメリット、使い方などについて解説しました。仕事をする際、ファイルが見つからない、共有できないといった状態はストレスが溜まるだけでなく、効率も下げてしまいます。そのような時にDropboxがあれば、ファイルを1箇所に集約できるので、本来やるべき仕事に集中して取り組むことができるでしょう。

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