サイボウズOfficeを活用してみましょう | 弁護士・法律事務所専門ホームページ制作

サイボウズOfficeを活用してみましょう

弁護士事務所や法律事務所で働いている方で、もっと業務効率化を図りたい、と考えている人は多いのではないでしょうか。この記事では、そういった業務効率化を図りたい企業や事務所におすすめの「サイボウズOffice」について解説します。特に中小企業くらいの規模の組織に向いているので、ぜひ参考にしてみてください。

サイボウズOfficeとは?

サイボウズOfficeとは、サイボウズが提供する日本の企業向けのクラウド型グループウェアです。スケジュール共有やファイル管理、ワークフローなど様々な機能を備えた便利なサービスです。

サイボウズOfficeの特徴は?

ここでは、サイボウズOfficeの特徴について解説します。

企業のニーズに応じた独自カスタムのアプリが追加できる

サイボウズOfficeでは、各企業の要件に合わせて独自カスタムのアプリをグループウェアに追加することができます。そのため、わざわざ機能を追加するために別のサービスを使う必要もありません。

スキル不要のシステム管理

システム管理というとITの専門的な知識を持った人が行うイメージがあるかもしれません。しかし、サイボウズOfficeでは、専門知識を持っていなくてもシステム管理を行うことができます。実際にサイボウズOfficeは、約60,000社に導入されていますが、多種多様な職種の人がシステム管理を担当しているそうです。

オフィスからでも外出先からでもアクセス可能

サイボウズOfficeは、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレット端末からもアクセスできるため、外出先や電車での移動中などでも業務を行うことができます。

例えば、スマートフォンの場合スケジュール登録やワークフローの承認・却下などの操作、メッセージの受信・閲覧・コメント、電話メモの受信・折り返し電話といったことができるので、時間を無駄にすることなく業務に取り組めるでしょう。

スマートフォン向けのアプリは2種類

サイボウズOfficeでは、スマートフォン向けのアプリを2種類展開しています。1つは、通知の確認のみを行う 「サイボウズ Office 新着通知」です。こちらは、スケジュール、メッセージ、電話メモ、ワークフローなどサイボウズOffice内での動きをプッシュ通知で受け取ることができます。

もう1つは実際にサイボウズOfficeの操作ができる「サイボウズ KUNAI」です。スマートフォンからスケジュール、メッセージ、ワークフローなどに関する操作を行うことができます。

ちなみに、アプリ以外にも、ブラウザから使用することも可能です。

 

サイボウズOfficeの主な機能

ここからは、サイボウズOfficeでどのようなことができるのか、具体的に紹介していきます。

スケジュール

スケジュールでは、個人の予定管理はもちろん、チーム内での予定の共有も行うことができます。メンバーの空き時間を事前に確認しておけば、会議や打ち合わせの日程設定も簡単です。

掲示板

掲示板では、売上報告や社内での通知など各種情報発信を行うことができます。掲示板内の投稿に対してはコメントを残すことも、「いいね」などでリアクションすることもできるなど双方向でのコミュニケーションも可能です。社内のサイボウズOfficeユーザー全員に通達できるので大切な連絡があるときなどはぜひ活用してみてください。

メール

サイボウズ Officeでは、メールの利用も可能です。メールは、ブラウザ上で動作するため、サイボウズ Officeにログインさえできれば場所や時間を問わず利用できます。

ワークフロー

サイボウズOfficeを活用すれば、稟議書や交通費の申請、有給休暇の申請などの各種申請および決裁を行うことができます。進捗状況も通知されるので、例えば直行直帰の日でもワークフローをスムーズに申請することができます。

報告書

会議の議事録や商談の報告など各種文書を共有することができます。また、アドレス帳との連携もできるので、クライアントごとに文書を確認することができます。

電話メモ

電話がかかってきたものの、担当者が不在の時には電話メモが使えます。フォーマットが用意されているので、その内容に沿って必要な情報を入力するだけで電話メモを残すことができます。電話メモはスマートフォンのアプリからでも確認できるので、外出先からの折り返し電話も可能です。

勤怠管理

サイボウズOfficeは、ログインとログアウトの時間をもとにタイムカードを打刻することができます。打刻されたデータは、CSVで書き出せるため、勤怠管理のためのデータ集計に手間もかかりません。

サイボウズOfficeの料金

サイボウズOfficeでは、「スタンダードコース」と「プレミアムコース」という2つの料金プランが用意されています。

スタンダードコース

スタンダードコースは、1ユーザーあたり月額500円(年額5,880円/1ユーザー)で利用できます。標準機能は全て利用できるので、物足りなさを感じることはないでしょう。また、ディスク容量は1ユーザーあたり5GBまで利用可能となっています。なお、契約は5ユーザーからです。

プレミアムコース

プレミアムコースは、1ユーザーあたり月額800円(年額9,405円/1ユーザー)で利用できます。スタンダードコース同様標準機能は全て利用でき、さらに独自カスタムのアプリの利用も可能です。こちらも契約は5ユーザーからとなっています。標準機能以外で必要な機能がある場合はこちらのコースで契約し、アプリを用意したほうがいいでしょう。

 

まとめ

今回は、サイボウズが提供するグループウェア「サイボウズOffice」についてその概要から特徴、料金プランなどについて解説しました。スケジュールの共有や電話メモ、メール、勤怠管理など普段の業務で使える便利な機能を多数備えているサービスです。弁護士事務所や法律事務所での業務でも活躍してくれるはずなので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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