Excelで作業効率化 | 弁護士・法律事務所専門ホームページ制作

Excelで作業効率化

弁護士として仕事を進めるためには、法律に関する知識はもちろん資料作成スキルも必要です。一般的にはパソコンを活用し、裁判資料を作成します。また、裁判資料には、計算なども必要なケースもあるためwordだけでなくExcelも必要となります。

Excelは単にデータを入力するためのソフトウェアではなく、関数を使用して計算・表作成なども行うことのできる便利なツールです。

また、法律事務所の事務スタッフもExcelを活用することで、事務処理の作業効率化も可能です。

今回は、法律事務所の事務スタッフや弁護士へ向けて、Excelの特徴や使い方をはじめ作業効率化につながる活用方法も紹介します。
 

Excelの特徴

まずはExcelの特徴を簡単に説明します。
 

関数処理や表作成などが可能

Excelは表計算ツールの1つで、多種多様な資料を短時間に作成できます。また、3年単位で新しいバージョンが公開されています。

Excelでは、セルと呼ばれるブロックが多数配置されていて、数値や文章を入力可能です。また、複数の数値を関数機能で計算し、計算結果の記録も出来るのが特徴です。
 

Excelのさまざまな機能で作業効率化

続いては、Excelで作業効率化を行うために必要な、ショートカットキーや設定などを紹介します。
 

Excelの操作をショートカットキーで省略

Excelで作業効率化を目指すには、まずショートカットキーを覚えることも大切です。ショートカットキーを覚えることで、マウス操作の省略やキー入力の簡略化による作業時間短縮につながります。

マウス操作はキーボードから手を離し作業が止まってしまうので、なるべくショートカットキーの活用をおすすめします。

  • ●下に移動:「Enter」を押すとカーソルが下へ移動
  • ●右へ移動:「Tab」を押すとカーソルが右へ移動
  • ●右のシートへ移動:「Ctrl」を押しながら「PgDn」を押すと右のシートに切り替え
  • ●コピー:「Ctrl」を押しながら「C」を押す
  • ●貼り付け:「Ctrl」を押しながら「V」を押す
  • ●任意の方向に一括選択:「Ctrl」と「Shift」を押しながら「矢印」を押すと各方向に選択
  • ●1列を一括選択:「Ctrl」を押しながら「スペース」を押すとカーソルのある列を全て選択
  • ●1行を一括選択:「Shift」を押しながら「スペース」を押すとカーソルのある行を全て選択
  • ●日付入力の自動化:「Ctrl」を押しながら「;」を押すと今日の日付、「:」で現在時刻を自動入力
  • ●列や行の削除:「Ctrl」と「―」を押し、「C」で列を全て削除、「R」で行を全て削除
  • ●設定ボックスの表示を消す:「ESC」を押す

上記のショートカットキーを駆使することで、多くのマウス操作を省略できるようになります。
 

関数機能でスピーディな計算と自動入力

Excelで作業効率化を図る場合は、関数機能も覚えておくのがおすすめです。また、Excelの関数は、平均値の計算や合計・四捨五入など、さまざまな条件を加えた計算できるのが特徴です。

最初は以下の関数を覚えておくといいでしょう。どれも比較的活用の場が多い関数です。

  • ●SUM:指定した数値の合計を求める
  • ●ABERAGE:指定した数値の平均値を求める
  • ●COUNT:指定した数値の数を数える
  • ●COUNTA:指定したセルのうち、空白ではないセルの個数を数える
  • ●IF:条件指定の際に必要な関数
  • ●ROUND:指定した数値を四捨五入する

関数は、計算に含めたい・表示したいセルを指定し、「=SUM(A2:A10)」といった式を作成もしくは自動作成機能を活用し、計算・表示する仕組みです。細かな式の組み立て方は、関数によって異なるので適宜Excelのマニュアルから確認してみましょう。

また、Excelの「編集」内にある「Σ」タブにて、入力補助してくれます。
 

印刷時の文字化け確認と対策

Excelの資料作成で時間のかかるポイントの1つが、印刷時の文字化けです。Excelには作成した資料の印刷機能があり、印刷前に内容を確認できます。

しかし、実際に印刷してみると、セルの中にある文章や数値が文字化けしていることもあります。

このような文字化けを完全に防ぎきれないものの、以下の方法で対策を立てることは可能です。

  • 1. 印刷前の設定で「プロパティ」を押す
  • 2. 「詳細設定」から「フォントの設定」を開く
  • 3. 「常にTrueTypeフォントを使う」を選択

また、セルが欠けているような印刷結果の場合は、「ページ設定」内の「簡易印刷」にチェックを入れてみてはいかがでしょうか。簡易印刷機能は、最低限の印刷(白黒、罫線なし)に抑えられるので、時間短縮しつつ何度か印刷できます。また、印刷結果に応じて、セルの幅や文字のサイズを調整してみましょう。
 

Excelで資料作成の作業効率化を目指す

Excelの資料作成で作業効率化を図りたい場合は、無駄なセル移動やカーソルの操作を減らし、合理的な作業を意識することが大切です。

また、関数機能が難しい場合は、ショートカットキーの移動やコピー、行・列の増減から始めてみるのもおすすめです。ショートカットキーを覚えるだけでも、マウス操作を抑えられます。

裁判資料など印刷の必要な資料の場合は、文字化けやセルが欠けるといった現象の修正を少しても短縮できるよう、印刷設定や簡易印刷で工夫してみてはいかがでしょうか。
 
資料作成については弁護士だけでなく、法律事務所の事務スタッフもExcelで作業効率化を進めてみましょう。

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